SELSKABSLEDELSE

InterMails bestyrelse og koncernledelse lægger vægt på god selskabsledelse som en væsentlig forudsætning for værdiskabelse til aktionærerne samt troværdighed i forhold til kunder, medarbejdere og øvrige interessenter. God og åben dialog er højt prioriteret.

Komiteen for God Selskabsledelse har den 8. april 2010 offentliggjort et nyt, revideret sæt anbefalinger vedrørende god selskabsledelse. InterMails bestyrelse har taget stilling til anbefalingerne efter ”følg eller forklar”-princippet, og det er bestyrelsens opfattelse, at InterMail generelt følger anbefalingerne.

Bestyrelsen har valgt at offentliggøre den lovpligtige redegørelse for virksomhedsledelse, jf. årsregnskabsloven §107b, på selskabets hjemmeside, www.intermail.dk/

CG-skema-3076.aspx. Redegørelsen dækker perioden 1. oktober 2010 - 30. september 2011 og udgør en del af ledelsesberetningen.

BESTYRELSENS ARBEJDE
Bestyrelsen er ansvarlig for InterMails overordnede ledelse og behandler alle forhold vedrørende InterMails overordnede udvikling, herunder mål og strategier, organisation, budgetter, risikoforhold, forslag om fusion, køb og salg af virksomheder samt større udviklings- og investeringsprojekter.

De generelle retningslinjer for bestyrelsens arbejde er fastlagt i en forretningsorden, som mindst én gang årligt gennemgås og tilpasses efter behov. Forretningsordenen indeholder blandt andet procedurer for direktionens rapportering, bestyrelsens arbejdsform samt en beskrivelse af bestyrelsesformandens opgaver og ansvarsområder.

Bestyrelsen i InterMail har pga. selskabets størrelse besluttet kollektivt at påtage sig revisionsudvalgets opgaver og har ikke nedsat selvstændige ledelsesudvalg i forhold til nominering og vederlag.

InterMails bestyrelse består af seks medlemmer, der alle er generalforsamlingsvalgte. Johannes Madsen-Mygdal, N.E. Nielsen og Jan Holm Møller har siddet i bestyrelsen i mere end 12 år og betragtes derfor ikke som uafhængige. Oplysninger om de enkelte bestyrelsesmedlemmers tillidshverv findes på side 24 i årsrapporten.

Der gennemføres løbende en selvevaluering med henblik på at forbedre bestyrelsens og direktionens arbejde og dermed styrke grundlaget for virksomhedens videre udvikling. Evalueringen omfatter blandt andet en vurdering af bestyrelsens og direktionens indsats, samarbejde og kompetencer samt kvaliteten af rapporteringen fra direktionen til bestyrelsen. Den seneste formelle evaluering fandt sted i september 2010 og gentages i efteråret 2011. Evalueringsprocessen forestås af formanden for bestyrelsen.

RISIKOSTYRING, INTERN KONTROL OG REVISION

Bestyrelsen og koncernledelsen følger anbefalingerne om, at de væsentligste forretningsmæssige risici identificeres, samt at der udarbejdes en plan for virksomhedens risikostyring, herunder løbende afrapportering til bestyrelsen.

Bestyrelsen og koncernledelsen har det overordnede ansvar for koncernens risikostyring og interne kontroller, herunder overholdelse af relevant lovgivning og anden regulering. De vedtagne politikker, manualer og procedurer er tilgængelige på koncernens intranet, og overholdelsen heraf indskærpes løbende. Der foretages løbende stikprøvevis overvågning og kontrol af overholdelsen.

Risikostyringen i relation til regnskabsaflæggelsen er udformet for at begrænse risikoen for væsentlige fejl og kan alene skabe rimelig, men ikke absolut sikkerhed for, at væsentlige fejl og uretmæssig brug af aktiver, tab og/eller væsentlige fejl og mangler i forbindelse med regnskabsaflæggelsen undgås.

Koncernens selskaber rapporterer hver måned finansielle data samt kommentarer vedrørende den økonomiske og forretningsmæssige udvikling til den centrale finansfunktion. Herfra foretages der en konsolidering af koncernens regnskab og rapportering til koncernledelsen. I samme forbindelse bliver der også gennemført controlling af rapporterede regnskabsinformationer for alle selskaber i koncernen. Governance-strukturen for de finansielle rutiner, herunder præcisering af ansvarsområder for de enkelte ledelseslag samt den finansielle organisation, er reguleret ved hjælp af nedskrevne forretningsgange, der tilsikrer en ensartet og struktureret styring af hele koncernen.

Den forretningsmæssige og økonomiske udvikling samt risici drøftes på møder mellem koncernledelsen og divisionsdirektørerne en gang om måneden. Beslutninger med henblik på reduktion og/eller eliminering af risici baseres på en vurdering af væsentlighed og cost/benefit-analyser. Der er minimumskrav til forsvarlig sikring af aktiver og til afstemninger og regnskabsanalytisk gennemgang, herunder løbende vurdering af performance og opfyldelsen af vedtagne KPI’er (Key Performance Indicators) m.v.

Bestyrelsen og direktionen vurderer løbende væsentlige risici og interne kontroller i forbindelse med koncernens aktiviteter og deres eventuelle indflydelse på regnskabsaflæggelsesprocessen.

Bestyrelsen foretager mindst én årlig vurdering af koncernens organisationsstruktur og bemanding på væsentlige områder, herunder områder i forbindelse med regnskabsaflæggelsesprocessen, inkl. it og skat.

Den generalforsamlingsvalgte revision rapporterer eventuelle væsentlige svagheder i koncernens interne kontrolsystemer i forbindelse med regnskabsaflæggelsesprocessen i revisionsprotokollen til bestyrelsen. Mindre væsentlige forhold rapporteres i management letters til direktionen.

Bestyrelsen/revisionsudvalget overvåger, at direktionen reagerer effektivt på eventuelle svagheder og/eller mangler, og at aftalte tiltag i relation til styrkelse af risikostyring og interne kontroller implementeres som planlagt. Det er direktionens opgave at følge op på implementeringen af konstaterede svagheder i datterselskaber og på forhold, der er omtalt i management letters m.v.

REVISION
Rammerne for revisionens arbejde er beskrevet i en aftale indgået mellem bestyrelsen og revisionen. Revisionen indberetter væsentlige forhold direkte til bestyrelsen på bestyrelsesmøder samt i revisionsprotokollen.

I forbindelse med gennemgangen af årsrapporten gennemgås regnskabspraksis på de væsentligste områder, ligesom bestyrelsen og revisionen drøfter revisionens observationer.

Forud for den årlige generalforsamling foretager bestyrelsen en kritisk vurdering af revisionens kompetencer, uafhængighed m.v. Herefter er det bestyrelsens opgave at indstille en uafhængig revision til generalforsamlingen. Den uafhængige revision skal varetage aktionærernes og offentlighedens interesser.